গোপনীয়তা নীতি

কার্যকরী তারিখ: [তারিখ দিন]
সর্বশেষ আপডেট: [তারিখ দিন]
ওয়েবসাইট: www.voteguard.org (অথবা আপনার প্রকৃত ডোমেন)

১. উদ্দেশ্য

এই গোপনীয়তা নীতিটি রূপরেখা দেয় যে ভোটগার্ড ইন্টারন্যাশনাল লিমিটেড (“সংস্থা”) কীভাবে অভ্যন্তরীণভাবে (কর্মী, স্বেচ্ছাসেবক, বোর্ড সদস্য) এবং বাহ্যিকভাবে (দাতা, অংশীদার, সদস্য, কর্মসূচির অংশগ্রহণকারী) ব্যক্তিগত, সংবেদনশীল এবং গোপনীয় তথ্য সংগ্রহ, পরিচালনা, সুরক্ষা এবং ব্যবহার করে। এটি গোপনীয়তা আইন, সাংগঠনিক অখণ্ডতা এবং স্টেকহোল্ডারদের আস্থা মেনে চলা নিশ্চিত করে।

২. পরিধি

এই নীতিটি সকলের জন্য প্রযোজ্য:

বোর্ড সদস্য এবং কর্মকর্তারা
কর্মচারী এবং ঠিকাদার
স্বেচ্ছাসেবক এবং ইন্টার্ন
পরামর্শক এবং উপদেষ্টারা
সংস্থার পক্ষে সরকারী ক্ষমতায় কাজ করা অন্য কোনো ব্যক্তি

৩. ব্যক্তিগত এবং সংবেদনশীল তথ্যের সংজ্ঞা

অস্ট্রেলিয়ান গোপনীয়তা আইন অনুসারে:

ব্যক্তিগত তথ্য: কোনো চিহ্নিত বা যুক্তিসঙ্গতভাবে শনাক্তযোগ্য ব্যক্তি সম্পর্কে যেকোনো তথ্য বা মতামত, তা সত্য হোক বা না হোক, এবং তা কোনো বস্তুগত আকারে রেকর্ড করা হোক বা না হোক।
সংবেদনশীল তথ্য: একজন ব্যক্তির নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত:

স্বাস্থ্য
জাতি বা নৃগোষ্ঠীর উৎস
রাজনৈতিক মতামত বা কোনো রাজনৈতিক সমিতির সদস্যপদ
ধর্মীয় বা দার্শনিক বিশ্বাস
যৌন অভিমুখীতা
অপরাধমূলক রেকর্ড
বায়োমেট্রিক তথ্য

সংস্থাটি কেবলমাত্র তার কার্যাবলী সম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় হলে এবং যেখানে প্রয়োজন সেখানে সম্মতিক্রমে এই ধরনের তথ্য সংগ্রহ করতে পারে।

৪. তথ্য সংগ্রহ

নিম্নলিখিত কারণে তথ্য সংগ্রহ করা হতে পারে:

মানব সম্পদ এবং কর্মী ব্যবস্থাপনা
স্বেচ্ছাসেবক, বোর্ড এবং স্টেকহোল্ডারদের রেকর্ড
প্রোগ্রাম এবং প্রকল্প বাস্তবায়ন
দাতা এবং অংশীদারদের সাথে সম্পৃক্ততা
ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা, সম্মতি এবং নিরাপত্তা

সমস্ত তথ্য সংগ্রহ অবশ্যই:

উদ্দেশ্যের জন্য প্রয়োজনীয় এবং আনুপাতিক হতে হবে
অবহিত হতে হবে (সম্ভব হলে ব্যক্তিরা জানবেন কেন এটি সংগ্রহ করা হচ্ছে)
আইনসম্মত এবং ন্যায্য হতে হবে

৫. তথ্যের ব্যবহার এবং প্রকাশ

তথ্য শুধুমাত্র যে উদ্দেশ্যে সংগ্রহ করা হয়েছে তার জন্যই ব্যবহার করতে হবে।
একটি দ্বিতীয় উদ্দেশ্যে তথ্য প্রকাশ শুধুমাত্র তখনই অনুমোদিত যদি:

ব্যক্তি সম্মতি দিয়েছে; অথবা
আইন দ্বারা প্রয়োজনীয় বা অনুমোদিত; অথবা
মূল উদ্দেশ্যের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত এবং যুক্তিসঙ্গত প্রত্যাশার মধ্যে থাকে

উদাহরণ:

রোস্টারিং বা জরুরি প্রয়োজনে কর্মীদের যোগাযোগের বিবরণ শেয়ার করা
জরুরি অবস্থায় প্রাথমিক চিকিৎসা কর্মকর্তাদের সাথে একজন স্বেচ্ছাসেবকের স্বাস্থ্য তথ্য শেয়ার করা

৬. সংরক্ষণ এবং নিরাপত্তা

ভোটগার্ড ইন্টারন্যাশনাল লিমিটেড তথ্যকে অপব্যবহার, হস্তক্ষেপ, ক্ষতি, বা অননুমোদিত অ্যাক্সেস, পরিবর্তন বা প্রকাশ থেকে রক্ষা করবে।

নিরাপত্তা ব্যবস্থার মধ্যে রয়েছে:

পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত সিস্টেম এবং ফাইল
কর্মী এবং স্টেকহোল্ডারদের ফাইলে সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস
তালাবদ্ধ শারীরিক ফাইলিং ক্যাবিনেট
সংবেদনশীল উপকরণের জন্য ক্লিয়ার-ডেস্ক নীতি
প্রয়োজন না হলে ডেটার নিরাপদ নিষ্পত্তি বা পরিচয়হীনকরণ

৭. অ্যাক্সেস, সংশোধন এবং নির্ভুলতা

কর্মী এবং বহিরাগত স্টেকহোল্ডাররা পারেন:

অনুরোধগুলি লিখিতভাবে নির্বাহী পরিচালক বা গোপনীয়তা যোগাযোগ কর্মকর্তার কাছে জমা দিতে হবে।

সংস্থাকে অবশ্যই ব্যবহারের আগে তথ্য সঠিক, সম্পূর্ণ এবং আপ-টু-ডেট কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নিতে হবে।

৮. গোপনীয়তা এবং তৃতীয় পক্ষ

স্পষ্ট অনুমোদন ছাড়া তৃতীয় পক্ষের কাছে তথ্য প্রকাশ করা যাবে না।
অ্যাক্সেস সহ ঠিকাদার বা পরিষেবা প্রদানকারীদের অবশ্যই একটি গোপনীয়তা চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে হবে এবং এই নীতি মেনে চলতে হবে।

৯. ডেটা লঙ্ঘন

যেকোনো ডেটা লঙ্ঘন (ক্ষতি, অননুমোদিত অ্যাক্সেস বা প্রকাশ) অবিলম্বে নির্বাহী পরিচালককে জানাতে হবে।
সংস্থাটি মূল্যায়ন করবে এবং প্রয়োজন হলে, Notifiable Data Breaches Scheme মেনে চলবে।

১০. কর্মী এবং স্বেচ্ছাসেবকদের বাধ্যবাধকতা

সমস্ত কর্মীকে অবশ্যই:

ব্যক্তিগত তথ্য পরিচালনা করার সময় এই গোপনীয়তা নীতি অনুসরণ করতে হবে
প্রয়োজনীয় গোপনীয়তা এবং ডেটা সুরক্ষা প্রশিক্ষণ সম্পন্ন করতে হবে
লঙ্ঘন বা উদ্বেগ দ্রুত রিপোর্ট করতে হবে
যোগদানের সময় একটি গোপনীয়তা চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে হবে

১১. গোপনীয়তা সংক্রান্ত যোগাযোগ

এই নীতি সংক্রান্ত প্রশ্ন বা উদ্বেগের জন্য যোগাযোগ করুন:

১২. পর্যালোচনা

এই নীতিটি প্রতি ২ বছর অন্তর পর্যালোচনা করা হবে, অথবা আইন, প্রবিধান বা সাংগঠনিক কাঠামোতে পরিবর্তনের কারণে প্রয়োজনে তার আগেও করা হতে পারে।

১৩. সম্পর্কিত নথি

↑